1. Comunicación interna y externa
Uno de los aspectos de vital
importancia en una organización, es la comunicación, por ello, jugar y
divertirse se convierte en una herramienta de comunicación interna que permite
fomentar el compañerismo, la creatividad y la motivación. De acuerdo con esto, se
generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la organización,
este tipo de dinámica comunicativa, se denomina comunicación interna y tiene
vital importancia para el fortalecimiento de la comunicación entre los diversos
miembros de una empresa.
Los funcionarios de la
organización se convierten de esta manera en el público interno que tiene tanta
o más importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad corporativa,
permite desentrañar virtudes y defectos de la empresa, mediante estrategias de
comunicación efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla a los
demás.
Debido a esto, todo plan de
comunicación externa debe tener su correlato es decir, su guía en el frente
interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite:
- Involucrar al personal:
para que exista una empresa debe existir un personal que la conforme, este
personal es el encargado de transmitir valores y objetivos empresariales. Cada
empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo hace sentir
como parte de la organización.
- Ser coherente y coordinar
el plan de acción: tener establecido un plan de acción coordinado exige que las
estrategias de comunicación requeridas por las organizaciones sean coherentes y
mantengan un flujo constante de comunicación de acuerdo con los diferentes
departamentos que conforman la organización.
- Participar y seguir el
cambio: las transformaciones que se generan a partir de la expansión de la
empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las organizaciones
una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicación y capacitación que
los acompañe para seguir en el cambio.
- Activar la productividad:
para optimizar procesos productivos toda empresa necesita no sólo de una
adecuada comunicación, además de esto, es de vital importancia la participación
del personal en los resultados de la organización.
Debido a esto, es importante
que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no sólo qué tiene
que hacer y cómo, sino por qué y para qué lo hace.
2. Plan de comunicación interno
Toda organización es
producto de la participación activa de varias partes de la empresa: objetivos,
mecanismos organizativos y estructura económica. La comunicación es un
mecanismo que transversaliza a la institución en diversidad de dimensiones. A
raíz de ello, se pueden reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las
organizaciones:
- Ámbito de la información: este espacio se
compone de normas y datos empleados por la empresa de acuerdo con las funciones
y el objetivo definido.
- Ámbito de divulgación: se componen de
diversos elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos
y sumar su voluntad a los fines de la organización. Para este tipo de objetivo
comunicativo, se utilizan boletines, publicaciones y comunicados.
- Ámbito de formación y
socialización: Posibilita reforzar de forma explícita la cultura institucional.
En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de capacitación,
recreación y eventos institucionales.
- Ámbito de participación:
expresarse mediante diversos modos de comunicación en la empresa, es permitir
que cada uno de los miembros de esta se exprese, mediante el uso de la palabra.
Este tipo de dinámica abre espacio para el reconocimiento y colaboración de los
diversos entes que conforman la empresa. Este tipo de comunicación involucra el
trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las
propuestas.
Para la ejecución del
plan de comunicación interno, es pertinente un planeación previa, esta permite
una ejecución del plan y su posterior evaluación. Todo plan de comunicación
interna necesita contar con la decisión política de la máxima autoridad, por
ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino
todo el esfuerzo y planeación habrá sido en vano. El plan incluye como
objetivos precisos comunicar la visión, misión, política de calidad, y valores
de la organización.
A continuación se
retoma el Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación, el cual se constituye en una serie de consejos
para la elaboración adecuada de este plan.
Pertinencia: ajuste a la
identidad y los objetivos de la organización.
Sinergia: apoyo recíproco
entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clásica se da entre la
publicidad y la prensa de una empresa.
Síntesis: concentración y
especificidad: La comunicación eficaz tiene alto grado de concentración y
especificidad. Concentración en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades.
El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.
Dinamicidad: Evolución
adaptativa permanente. La comunicación debe estar adaptándose permanentemente
sin perder el estilo.
3. Herramientas de gestión
La generación de distintos
Soportes de Comunicación Interna agilizan la gestión y contribuyen para que sea
más rica la comunicación. Los soportes pueden abarcar desde formatos orales,
escritos, audiovisuales o digitales.
El aprovechamiento de las
Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación abren el abanico de
posibilidades e integran distintas modalidades, algunas de ellas son:
- Carta al Personal: este
tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La función de este tipo de
formato es la de servir para difundir información importante tales como resultados,
cambios en la organización, etc. La ventaja principal se refiere a la rapidez de
su llegada y la impresión emocional que despierta en el remitente. Debido a
esto, se recomienda no realizar una carta para múltiples destinatarios comunes
sino de manera personalizada.
- Carteleras: Debido a su
formato, la efectividad como medio de comunicación es contundente. Las
recomendaciones para que una cartelera logre comunicar un mensaje es que se
debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Con respecto as u
contenido, esta puede contener información general, normativas institucionales
e informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su contenido sea
bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al usuario la
posibilidad de visualizar su contenido de forma rápida. Por último, para evitar
malos entendidos, se debe consignar en
cada mensaje los remitentes y su fecha.
- Cuadernillo de Bienvenida:
Este tipo de formato responde a la necesidad de servir como guía para cualquier
persona que ingresa a prestar sus servicios a una Institución nueva necesita
saber a dónde se ha incorporado. Debido a loa anterior, algunas organizaciones
diseñan este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica,
las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.
- Manuales de estilo: Se
denominan manuales, sin embargo son guías sistematizadas de procedimientos
institucionales. Su estructura, se encuentra establecida a partir de un orden
que va desde la información técnica, organizativa e histórica de la empresa.
Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la
comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una
sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.
- Folletos: Su estructura
facilita la cobertura de temas particulares como las coberturas de las
Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o ¿Qué hacer frente a un accidente
laboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el
contexto de campañas de concientización interna.
- Publicación Institucional:
Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es
que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una
comunicación ascendente, descendente y lateral.
Además, la identificación de
los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona
y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los
hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entre la redacción y
el personal.
- Reuniones: Las reuniones
son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar, tomar
decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los
participantes con la debida antelación.
- Línea abierta o Línea
directa: Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus
preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador.
Pueden utilizarlo todos los
integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los
mensajes serán revisados por el responsable y a los pocos días se deben
contestar los mensajes.
- Buzón de Comunicaciones:
Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad
y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo.
No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.
- Medios electrónicos: Las
relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolución
Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente a frente. Un número
creciente de redes se intercalan y organizan la interacción. A partir de ello
resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de individuo
a individuo, sino también de los individuos con la organización como espacio de
pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se
puede citar:
- E-mail: sus ventajas son:
rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del destinatario.
- Intranet: es una red
interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo.
Sólo se necesita colocar las
computadoras en red.
- Listas de distribución y
foros de discusión por Internet: puede servir para motivar
a los integrantes en el uso
de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían
institucionales.
- En la página web
institucional se puede prever un área restringida sólo para los integrantes de
la institución e implementar los foros.
- Evaluar: La evaluación del
proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes
en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones
futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan será difícil
mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son
las encuestas y sondeos de opinión interno.
Video: Comunicación interna en la empresa.
Nota: este video será el tema principal del foro a realizar durante la próxima clase. Es necesario llevar apuntes, preguntas e interrogantes a discutir.