La comunicación en la empresa

1. Comunicación interna y externa

Uno de los aspectos de vital importancia en una organización, es la comunicación, por ello, jugar y divertirse se convierte en una herramienta de comunicación interna que permite fomentar el compañerismo, la creatividad y la motivación. De acuerdo con esto, se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la organización, este tipo de dinámica comunicativa, se denomina comunicación interna y tiene vital importancia para el fortalecimiento de la comunicación entre los diversos miembros de una empresa.

Los funcionarios de la organización se convierten de esta manera en el público interno que tiene tanta o más importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad corporativa, permite desentrañar virtudes y defectos de la empresa, mediante estrategias de comunicación efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla a los demás.

Debido a esto, todo plan de comunicación externa debe tener su correlato es decir, su guía en el frente interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite:

- Involucrar al personal: para que exista una empresa debe existir un personal que la conforme, este personal es el encargado de transmitir valores y objetivos empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo hace sentir como parte de la organización.

- Ser coherente y coordinar el plan de acción: tener establecido un plan de acción coordinado exige que las estrategias de comunicación requeridas por las organizaciones sean coherentes y mantengan un flujo constante de comunicación de acuerdo con los diferentes departamentos que conforman la organización.

- Participar y seguir el cambio: las transformaciones que se generan a partir de la expansión de la empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las organizaciones una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicación y capacitación que los acompañe para seguir en el cambio.

- Activar la productividad: para optimizar procesos productivos toda empresa necesita no sólo de una adecuada comunicación, además de esto, es de vital importancia la participación del personal en los resultados de la organización.

Debido a esto, es importante que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no sólo qué tiene que hacer y cómo, sino por qué y para qué lo hace.

2. Plan de comunicación interno

Toda organización es producto de la participación activa de varias partes de la empresa: objetivos, mecanismos organizativos y estructura económica. La comunicación es un mecanismo que transversaliza a la institución en diversidad de dimensiones. A raíz de ello, se pueden reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:

 - Ámbito de la información: este espacio se compone de normas y datos empleados por la empresa de acuerdo con las funciones y el objetivo definido.

 - Ámbito de divulgación: se componen de diversos elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organización. Para este tipo de objetivo comunicativo, se utilizan boletines, publicaciones y comunicados.

- Ámbito de formación y socialización: Posibilita reforzar de forma explícita la cultura institucional. En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de capacitación, recreación y eventos institucionales.

- Ámbito de participación: expresarse mediante diversos modos de comunicación en la empresa, es permitir que cada uno de los miembros de esta se exprese, mediante el uso de la palabra. Este tipo de dinámica abre espacio para el reconocimiento y colaboración de los diversos entes que conforman la empresa. Este tipo de comunicación involucra el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.

Para la ejecución del plan de comunicación interno, es pertinente un planeación previa, esta permite una ejecución del plan y su posterior evaluación. Todo plan de comunicación interna necesita contar con la decisión política de la máxima autoridad, por ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino todo el esfuerzo y planeación habrá sido en vano. El plan incluye como objetivos precisos comunicar la visión, misión, política de calidad, y valores de la organización.

A continuación se retoma el Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación,  el cual se constituye en una serie de consejos para la elaboración adecuada de este plan.

Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización.

Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clásica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa.

Síntesis: concentración y especificidad: La comunicación eficaz tiene alto grado de concentración y especificidad. Concentración en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.

Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación debe estar adaptándose permanentemente sin perder el estilo.

 3. Herramientas de gestión

La generación de distintos Soportes de Comunicación Interna agilizan la gestión y contribuyen para que sea más rica la comunicación. Los soportes pueden abarcar desde formatos orales, escritos, audiovisuales o digitales.

El aprovechamiento de las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades, algunas de ellas son:

- Carta al Personal: este tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La función de este tipo de formato es la de servir para difundir información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. La ventaja principal se refiere a la rapidez de su llegada y la impresión emocional que despierta en el remitente. Debido a esto, se recomienda no realizar una carta para múltiples destinatarios comunes sino de manera personalizada.

- Carteleras: Debido a su formato, la efectividad como medio de comunicación es contundente. Las recomendaciones para que una cartelera logre comunicar un mensaje es que se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Con respecto as u contenido, esta puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su contenido sea bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al usuario la posibilidad de visualizar su contenido de forma rápida. Por último, para evitar malos  entendidos, se debe consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

- Cuadernillo de Bienvenida: Este tipo de formato responde a la necesidad de servir como guía para cualquier persona que ingresa a prestar sus servicios a una Institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Debido a loa anterior, algunas organizaciones diseñan este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

- Manuales de estilo: Se denominan manuales, sin embargo son guías sistematizadas de procedimientos institucionales. Su estructura, se encuentra establecida a partir de un orden que va desde la información técnica, organizativa e histórica de la empresa. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.

- Folletos: Su estructura facilita la cobertura de temas particulares como las coberturas de las Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o ¿Qué hacer frente a un accidente laboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concientización interna.

- Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral.

Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entre la redacción y el personal.

- Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

- Línea abierta o Línea directa: Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador.

Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al  mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los pocos días se deben contestar los mensajes.

- Buzón de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

- Medios electrónicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolución Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente a frente. Un número creciente de redes se intercalan y organizan la interacción. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de individuo a individuo, sino también de los individuos con la organización como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar:

- E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del destinatario.

- Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo.

Sólo se necesita colocar las computadoras en red.

- Listas de distribución y foros de discusión por Internet: puede servir para motivar

a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.

- En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo para los integrantes de la institución e implementar los foros.

- Evaluar: La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.

También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados. 

Video: Comunicación interna en la empresa.

 

Nota: este video será el tema principal del foro a realizar durante la próxima clase. Es necesario llevar apuntes, preguntas e interrogantes a discutir.