¿Cómo realizar un acta?

El acta y la reseña

"A las palabras se las lleva el viento", se dice con cierto desenfado. Pero la frase encierra la suficiente seriedad para ponernos a pensar en la importancia que tiene la escritura en papel. En nuestra era de los computadores, la comunicación por satélite, del enlace simultáneo del mundo para compartir la información, parece no haber testimonio más fidedigno, inalterable, práctico y ubicuo que el papel… Aún se asientan en papel los acuerdos a los que llegan quienes participan en una asamblea; todavía aparecen en papel las firmas.

 El acta, llamada a veces "minuta", es el informe que relata fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe por escrito de una situación determinada, sin interpretación o comentario alguno por parte de quien la presenta.

Es formal, puesto que, en virtud del carácter objetivo de lo que narra, debe servir como prueba. Existen importantes variaciones entre los dos tipos de actas, en lo que corresponde a las reglas de presentación que se deben observar y a su valor testimonial.

Los dos tipos de actas

Básicamente, se clasifican en públicas y privadas.

— Las actas públicas son asentadas por una persona con autoridad pública y tienen consecuencias jurídicas. Por ejemplo, una multa por infracción a las leyes de tránsito. Otras autoridades también hacen uso de ellas, como los oficiales del registro civil en los municipios, y las autoridades de las circunscripciones políticas del país.

La forma en que se redactan debe permitir que su legalidad sea verificada, pues, en ocasiones, alguna irregularidad causa su anulación.

— Las actas privadas son asentadas por un particular facultado por la ley o por el estatuto de un organismo privado. Constituyen la memoria y, por lo tanto, la prueba de las condiciones en las que ocurrieron ciertos hechos de la vida de organismos como asociaciones, sociedades civiles y comerciales, condominios, etcétera. Todas las actas se asientan según un modelo, pero pueden contener menciones particulares debidas al tipo de actividad del organismo de que se trate, o a ciertas obligaciones que imponga la ley.

Acta de una reunión de copropietarios

Usted es copropietario del Edificio Báltico, un lujoso edificio habitacional de 120 departamentos, y el 12 de junio se llevará a cabo una asamblea general extraordinaria. Será una reunión importante, pues, según la orden del día —conocida también como "agenda"—, se discutirá y votará sobre diversas obras a las que algunos de los copropietarios se oponen terminantemente.

Acta de la Constitución de la Primera Junta de Gobierno de Chile, 18 de septiembre de 1810.

La persona que por lo general se desempeña como secretario no estará presente. Por lo tanto, la asamblea lo nombra a usted para ese cargo. No olvide que, como miembro de la asociación, usted tiene derecho a voz y voto. Su tarea no debe impedirle seguir los debates, aun cuando el tomar notas resulte agobiante en ocasiones.

Facultades del redactor del acta

No debemos confundir a quien lleva la pluma durante la asamblea con quien está facultado por la ley, sea interna o externa, para asentar el acta. Cualquier miembro de la asamblea puede ser nombrado secretario de la sesión, pero, por lo regular, el presidente es el responsable de lo que se diga en el documento.

Datos de identificación

El acta debe señalar muy claramente:

— el nombre del organismo al que se refiere: Asociación de Copropietarios del Edificio Báltico,  Cerro Colorado 1048, Santiago, Chile.

— la fecha de la asamblea. (Lo mismo se aplica a una sociedad, asociación civil o comité empresarial.)

— la naturaleza de la reunión: asamblea general ordinaria, extraordinaria, del comité ejecutivo, etcétera.

Información obligatoria

El acta  debe  mencionar  que  los  copropietarios  fueron convocados mediante el procedimiento acostumbrado, según los términos de la ley, y sólo se podrá referir a los puntos asentados en la agenda, que también aparecerá en el documento, a fin de evitar impugnaciones, e indicará si se tocaron todos los puntos o si algunos fueron pospuestos. Si no está ya constituida una mesa directiva, se designa a un presidente, un secretario y un tesorero, por votación mayoritaria.

Después vienen las menciones relativas a la participación de los miembros. En una asamblea muy numerosa, no es necesario indicar los nombres de todos los presentes, pero es aconsejable llevar una hoja de asistencia. Por otra parte, resulta muy útil registrar el nombre de los ausentes e indicar si dieron aviso de su inasistencia; en el caso de que haya homónimos, es importante escribir sus nombres completos.

Finalmente, en el acta se debe mencionar que se verificaron los poderes de las personas que mandaron un representante. En efecto, los miembros que no pueden asistir a la reunión tienen derecho a delegar su poder en terceros. En ciertos casos, los representantes deben ser miembros de la colectividad de la que se trata. Después de esto, en el acta se debe señalar las reglas relativas al voto y manifestar si hubo quórum, es decir, si asistió el número necesario de miembros o representantes para poder deliberar sobre los puntos de la agenda o tabla.

La discusión

Ésta se lleva a cabo bajo la autoridad del presidente de la sesión. Los puntos de la tabla se someten sucesivamente a discusión, según lo establecido. El acta debe relatar el desarrollo de la sesión. La primera etapa es la de discusión, que conduce al planteamiento del asunto que se somete a voto y a la toma de una resolución.

Evidentemente, el redactor del acta no puede transcribir la totalidad de lo que se diga en la discusión; sin embargo, sí debe presentar los hechos con exactitud e imparcialidad. Así, si algún punto suscita una discusión acalorada, ello debe ser asentado, mencionando las diferentes opiniones.

Debe indicarse si el hecho debatido puede ser objeto de futuras impugnaciones. Si ocurre algún incidente, es preciso analizar si éste podría tener consecuencias legales. El acta no va a resolver el asunto, pero debe dejar constancia de los hechos. Una regla que siempre se debe respetar es la de la democracia de las asambleas, en su desarrollo y en su registro.

La discusión queda en acta.

No es necesario transcribir el contenido de cada intervención. Sólo se dirá, por ejemplo, que a la señora González le sorprende que... y que la señorita Acosta comparte su asombro, o bien, de manera más sucinta, que "algunos copropietarios destacaron..."

En ocasiones, la cortesía y la diplomacia aconsejan que ciertas intervenciones se transcriban de manera más precisa; por ejemplo, el comentario de un especialista. Algo que resulta particularmente desagradable es ver nuestro nombre junto a una opinión que nunca expresamos —sobre todo si es tonta—, o que nuestro comentario se atribuya a alguien más —especialmente si es brillante. Debe precederse con exactitud, objetividad y diplomacia, y no olvidar que una diferencia de opiniones refleja, por lo general, intereses encontrados. Aun cuando la opinión sea minoritaria, ésta merece que se la transcriba, salvo en el caso de que sea absurda.

Votación de las resoluciones

De la discusión de los puntos de la tabla surge una propuesta de voto, llamada "resolución". El acta debe transcribir íntegramente la resolución sobre la cual se vota, y compete al presidente de la reunión el formularla claramente para que pueda ser transcrita en forma exacta.

Entonces, la asamblea procede a votar. En el acta se habrá de mencionar el resultado de cada votación, indicando no sólo los votos a favor sino también los que se emitieron en contra y las abstenciones. A veces, mencionará las reservas expresadas por la minoría, derecho que ofrecen, por ejemplo, algunos reglamentos que rigen el asiento de actas en materia de condominios; este tipo de menciones no agregan nada, a menos que la decisión tomada pueda tener consecuencias importantes.

Después, se debate y se vota por las resoluciones. Al final de la sesión se manifiesta que ya no quedan más puntos de la tabla por tratar y que se levanta la sesión. Entonces, el presidente, el secretario y el tesorero firman el acta.

Las actas deben apegarse a ciertas formalidades. Tal es el caso de la correspondiente a una copropiedad, cuando uno de los socios está ausente o se opone. La posible impugnación del acta obliga a quien la asentó a anotar escrupulosamente el nombre de los opositores y de los ausentes.

Otras actas no son tan formales, como sucede con las de las asociaciones civiles. En lo que se refiere a las sociedades comerciales, el documento debe registrarse con todo rigor, para anexarlo al libro de actas. Además, tanto las compañías como las sociedades con fines no lucrativos deben permitir que sus accionistas o miembros, según el caso, consulten dichas actas durante el horario de trabajo en su domicilio fiscal.

Las reglas antes mencionadas se aplican a todos los tipos de actas, con variaciones que dependen de la naturaleza de la colectividad de que se trate.

La reseña

Esta relación de hechos se diferencia del acta en que no está sometida a ningún formulismo jurídico y que cubre una gran variedad de situaciones. Puede ser oral o escrita. En el segundo caso, puede empezar por: Tengo el honor de hacer de su conocimiento....; de informarle..... etcétera. También es posible titularla: "Reseña elaborada a raíz de la entrevista del 22 de marzo...", etcétera.

La presentación de una reseña responde a la necesidad de conservar un testimonio del suceso (es, entonces, una memoria), y a la de supervisar la forma en que se han ejecutado ciertas órdenes.

Muchas situaciones dan lugar a la presentación de una reseña. Puede tratarse de notificar sobre el cumplimiento de un cometido o de una misión; en este caso la reseña es el acto por el cual el asignado informa al asignante sobre lo realizado para la ejecución de la encomienda.

Aquí hay que distinguir entre "reseña" e "informe". La primera consiste en mantener informado a alguien de manera espontánea y en el marco de una relación poco jerarquizada. El informe, por el contrario, supone una relación de subordinación. El informe es, generalmente, obligatorio y se hace por escrito: un representante comercial o un militar deberán redactar un informe.

Cuando una reunión de trabajo no tiene carácter estatutario, puede ser útil conservar una reseña que no deberá sujetarse a ningún formato especial, pero tampoco vendrá valor legal. El secretario de la sesión es quien toma las notas que servirán como documento de trabajo y que se enviarán a todos los participantes. Dicho tipo de documento, sin carácter estatutario, puede llevar la leyenda: "confidencial".

El término "reseña" o "relación" también se aplica a situaciones en las que la misión del autor no tiene importancia por sí misma, como sucede cuando se trata de una audiencia, un espectáculo o un libro. En tal caso, el autor no va a someter su escrito a un superior, sino que lo empleará para informar a una colectividad sobre lo que ha visto, escuchado o leído. Aquí, la reseña se acerca al trabajo del periodista, del crítico o del gacetillero; a diferencia del acta, el autor debe realizar una labor de análisis y de síntesis, y luego expresar opiniones que pueden no ser imparciales. Esto nos lleva del campo de la reseña al de la crítica: se reseña una película exhibida en el festival de Cannes o en la Muestra Internacional de Cine de la Ciudad de Caracas, o el último libro de Mario Vargas Llosa.

Instrucciones para realizar las actas

1

Escribe el nombre, la fecha y hora de la reunión antes de que comience. Si esto no es una reunión en curso con un nombre oficial, haz una lista de temas generales. Por ejemplo, si estás tomando acta de la reunión para la planificación de un nuevo servicio, su nombre podría ser "Nueva reunión de planificación de productos".

2

Registra los nombres de los asistentes al comienzo de la reunión. Si hay asistentes desconocidos anota su título o su rol cuando se presenten. Esto sería como referencia si hubiera alguna pregunta más adelante en el desarrollo de la junta.

3

Escribe los temas principales que se discuten. Usa viñetas y abreviaturas para registrar los detalles de la reunión. Si alguna pregunta se plantea escribe la pregunta y anota la solución.

4

Haz una lista de todos los elementos de acción. Los puntos de acción son los temas que tendrá que seguir. Puedes hacer una lista en un área separada en la parte inferior de la página o utilizar un indicador que sea claro para escribir las actas después de la reunión. Por ejemplo, coloca una estrella al lado de cada elemento de acción a medida que escribes, así serás capaz de identificar cada punto al escribir el acta de la reunión.

5

Escribe tu acta después de la reunión cuando la memoria de todos los temas está en su mejor momento. Distribuye la versión final del acta a todos los asistentes. En algunos casos, necesitarás la aprobación del jefe antes de su distribución; de ser así, asegúrate de presentar tu versión de las actas de las reuniones antes de su distribución.